要件ヒアリング時の会話力について

ベンダーSE・社内SEに関わらず、業務部門の担当者とシステムの要件ヒアリングを行う際には、会話力が必要になります。

私の場合は、ベンダーSEの頃にこれらのスキルを身につけるため、様々な本を読んでは実践し、失敗しては自分なりに試行錯誤したものでした。

もちろん、これらは才能や、社会人になるまでの人格形成などにも多分に左右されると思います。
しかし、私のように、学生時代までは口下手で、かつ現在でも私生活では無口なコミュ障に近い人間でも、社会人になってから身につけたこれらのスキルを駆使することで、円滑に要件のヒアリングができるようになりました。

色々と細かいテクニックはありますが、私が特に気を使っていることは、以下のようなポイントです。

①ざっくばらんに話せる雰囲気を作る

随所に冗談を織り交ぜて、談笑しながら議論するようにしています。


②適切な相槌を打つ

これは定番ですが、相槌の打ち方次第で、相手から要件が自発的に出てくるようになります。


③自信有りげに説明する・話す

自信が無いことでも、表情や態度・声のトーンは自信があるように話しています。
これは、相手に不信感を持たせないためです。


④質問にできるだけ即答する

質問に即答することで、議論がスムーズに進み、効率的に要件のヒアリングができます。
即答できない場合は、質問を聞き直すことで時間を稼ぎ、その間に回答を考えます。

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今でも完璧にできているかは分かりませんが、少なくとも会話力の習得を始める前よりは、要件のヒアリングがスムーズに進むようになりました。

会話力に関する書籍は星の数ほどあり、人によって合う・合わないが多少はあると思いますが、少なくとも性格の影響をあまり受けないのは確かだと思います。
(私のような根暗な人間でもそこそこ通用しているので)

ご参考までに、私がこれまで読んできた本をいくつかご紹介します。
「悪魔の心理学」は、ビジネスシーンでも使える内容が多くて、結構面白いです!)

聞く力 [ 阿川佐和子 ]
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悪魔の心理学 [ 齊藤勇(心理学) ]
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近況報告(入社約1ヶ月半)

社内SEに転職してから、ほぼ1ヶ月半が経ちました。

この間、正直言って嵐のように日々が過ぎ去っていき、ついこの間までベンダーSEだったという実感がありません。

入社してから、私は基幹システムの再構築プロジェクトの一員として仕事をしてきました。
一員と言っても、情報システム部員が異常に少ないため、担当は課長と私の2人だけですが・・・

そんなこんなで、この短期間に多くのことを頭に詰め込みました。


1.業界知識・業務知識(一般論)

前の会社では、卸売業・小売業向けのシステム開発をやってきましたが、今の会社は業界が全く違います。
このため、一般的な業界知識や業務知識が書いてある本を読んで、とりあえず一般論を頭に入れました。
ちなみに、この1ヶ月半で5冊ほど読みました。


2.業務知識(当社の実務レベル)

基幹システムを理解するにあたり、まずは実務を理解しなければならないのですが、これは現在でも苦労しています。
理由は、
 ・新基幹システムを想定した業務フローが無い
 ・システム部員がここ3年ぐらいの間に中途入社した人ばかりで、実務に詳しくない
といったことが大きな原因です。
とりあえず、私だけでも実務に詳しくなれるように新業務フローを作成中で、関連部署とすり合わせを進めているところです。


3.新基幹システムの仕様

新基幹システムはパッケージが採用されていますが、パッケージのマニュアルがすぎて、各機能の仕様や用途が分かりません。
また、カスタマイズが沢山入っているため、カスタマイズ部分の仕様を理解するのが大変です。
一応、動かせる環境があるので、それを使って各機能の仕様を自分で整理しているところです。

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4.開発プロジェクトのこれまでの経緯

本来は昨年度にリリース予定だったらしいのですが、運用テストで実務が回らないことが発覚し、リリースが1年延期された経緯があります。
このため、カスタマイズが前フェーズと今フェーズで2回入っており、カスタマイズの経緯を追うだけでもかなり大変です。
一応、私が入社した直後に今フェーズのカスタマイズ要件が確定した状態で、現在は開発ベンダー側で製造している段階です。


5.関連システム

基幹システムのため、関連するシステムが非常に多いです。
さらに、関連システムはパッケージやASPサービスが活用されているのですが、実は機能の一部分しか使っていなかったりするので、結構惑わされてます。
(かつ、それらが整理された資料はどこにも無い)

6.関連部署

基幹システムのため、関連部署はほぼ全部署になります。
私は入社したばかりですので、まずは彼らとの人間関係の構築にかなり気を使いました。
ただ、ある特定の部署同士の仲が非常に悪く、その部署間の調整事項が毎回難航している状態です。
※お互いの課員を招集し、直接面と向かって打ち合わせをすると言い合いが始まるので、システム部を通して調整するようにしています。(ほとんど子供のケンカです・・・)   


こんな状態ですが、どうにかこうにか着地点に向かって進んでいます。(たぶん)
今後も、動きがあればUPしていきたいと思います。

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人事部の業務知識について

社内SEに転職後、基幹業務システムの再構築プロジェクトに携わっており、関連する部署の業務知識の習得に悪戦苦闘しています。

ただ、ほとんどの部署については、業界は違えど、ベンダーSEだった頃に積み重ねてきた業務知識を応用して、何とか理解が進みつつあります。

そんな中で、ほとんど理解が進まない部署が、人事部の業務です。
これまで、人事部に関わるシステムを担当したことが無いこともありますが、はっきり言って今まで人事部の業務には興味すら持ったことがありませんでした。

しかし、いざ勉強してみると、人事部の業務はかなり大変だということが分かりました。
 ・入社、退職に関わる手続き
 ・社会保険の取得・喪失に関わる手続き
 ・雇用保険の取得・喪失に関わる手続き
 ・扶養者の管理
 ・源泉徴収
    などなど・・・

一応、本屋に行って人事部の業務について優しく解説されている本を探し回り、この本を見つけました。



正直、ワラをもすがる思いで選んだ本ですが、ド素人の私でも人事部の仕事の内容がよく分かります。
特に、年間スケジュールに沿った形で、どの時期にどの手続きをしなければならないかが図解されており、基礎知識を得るための導入本としては最高クラスの本ではないかと、個人的には思います。
(少なくとも、他に立ち読みした本の内容はよく分かりませんでした・・・)

職場でも、この本を片手に人事部の業務フローを作成しているところです。
が、やはり基礎知識だけでは不足している感がありますので、追加でもう少し詳細が書かれている本の購入を検討しています。

今まで、一部門の業務を理解するのに、その部門専用の参考書を購入したことは無かったのですが、、、
潜在的に、苦手意識もあるのでしょう。

たぶん、人事部で仕事をされている方から見れば、営業とかの業務の方がよっぽど難しいと感じるんでしょうがね。。。
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プロフィール

Author:たみおと
36歳にして社内SEに転職しました。
ベンダーSE・社内SEどちらの方が記事を読んでも、ご参考になる体験談をUPしていきたいと思っていますので、宜しくお願い致します。

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